Sistem elektronskih faktura (SEF) u Srbiji uveden je kao zakonska obaveza za veliki broj pravnih i javnih subjekata.
Zakon precizno propisuje šta se mora izdati, primiti i evidentirati elektronski, uz jasno postavljene rokove i tehničke zahteve.
Greške, kašnjenja ili potpuno ignorisanje propisa ne tretiraju se kao manji propusti. Kazne koje slede odnose se na svako pravno lice, preduzetnika, kao i odgovorna lica u firmama.
Upravo zbog strogih pravila i ozbiljnih posledica, mnoge firme već koriste program za e fakture kako bi automatizovale postupak izdavanja i prijema računa.
Korišćenje ovakvih rešenja olakšava rad i smanjuje rizik od nepoštovanja zakonskih obaveza, što može imati ozbiljne finansijske posledice.
Zakon ne pravi razliku po veličini firme. Svaki subjekt koji se ogluši o SEF propise podleže kaznenim merama.
U nastavku sledi tačan pregled šta se sve smatra prekršajem i kolike su kazne.
Ko je obavezan da koristi SEF?
Zakon o elektronskom fakturisanju obavezuje jasno određene subjekte da koriste SEF, bez izuzetaka. Obaveza važi za tri ključne grupe:
- Subjekti javnog sektora: državne institucije, ustanove, lokalne samouprave i svi budžetski korisnici.
- Privatni sektor u poslovima sa javnim sektorom (B2G): svaki privredni subjekt koji izdaje fakture prema javnom sektoru.
- Privatni sektor koji je u sistemu PDV-a: svi obveznici poreza na dodatu vrednost, bez obzira da li sarađuju sa javnim sektorom ili ne.
Uvođenjem SEF-a prestaje važnost papirnog oblika faktura u poslovanju sa državom. Pored izdavanja, svi navedeni subjekti imaju i zakonsku obavezu da primaju elektronske fakture, kao i da ih evidentiraju kroz SEF portal.
Koje obaveze propisuje Zakon o elektronskom fakturisanju?
Svaki obveznik mora da postupa u skladu sa preciznim pravilima koja pokrivaju više faza poslovanja. U Zakonu se navode sledeće ključne obaveze:
- Izdavanje elektronskih faktura
Faktura mora biti izrađena i poslata preko SEF sistema u roku propisanim ugovorom ili zakonom.Prijem faktura kroz SEF
Svaka pristigla faktura mora biti formalno prihvaćena, odbijena ili obrađena putem sistema. - Čuvanje elektronskih faktura
Dokumenti se automatski arhiviraju u SEF, ali firme su i dalje odgovorne za kontrolu i pristup. - Evidentiranje PDV-a
PDV se unosi kroz SEF na osnovu elektronskih faktura, a evidentiranje mora biti završeno najkasnije 10 dana nakon isteka poreskog perioda. - Korišćenje sistema isključivo u zakonske svrhe
Zabranjeno je izvlačenje podataka ili korišćenje sadržaja iz SEF sistema u neslužbene ili neregulisane svrhe.
Nepoštovanje bilo koje od navedenih obaveza vodi ka prekršajima koji se dalje kažnjavaju na osnovu Zakona.
Kada dolazi do prekršaja?
Prekršaji ne zavise od namere već od konkretnog nepostupanja prema pravilima. Zakon navodi više situacija koje automatski predstavljaju osnov za novčano sankcionisanje.
Najčešći prekršaji
- Izdavanje računa van SEF sistema
- Neprijem ili neobrađivanje faktura poslatih kroz SEF
- Nedostatak PDV evidencije u sistemu
- Kašnjenje u unosu ili obradi podataka
- Neovlašćeno korišćenje ili deljenje podataka iz SEF portala
Zakon tretira i pasivnost kao prekršaj. Ako firma ne reaguje na primljenu fakturu u zakonskom roku, sistem beleži propust bez obzira da li je postojao poslovni razlog.
Kod preduzetnika i manjih firmi čest prekršaj nastaje zbog nestručnog vođenja procesa, naročito kod samostalnog unosa podataka bez automatizovanih rešenja. Pravna odgovornost postoji bez obzira na veličinu firme.
Kolike su kazne za pravna lica?
Zakon predviđa jasne iznose novčanih kazni za firme koje ne poštuju obaveze u okviru SEF sistema. Kazne se izriču po osnovu prekršaja, nezavisno od obima poslovanja ili veličine firme.
| Vrsta prekršaja | Iznos kazne za pravno lice |
| Neizdavanje e-fakture | od 100.000 do 2.000.000 dinara |
| Neprijem ili neobrada e-fakture | od 100.000 do 2.000.000 dinara |
| Neevidentiran PDV u SEF | od 100.000 do 2.000.000 dinara |
| Nečuvanje i nepostupanje u rokovima | od 50.000 do 500.000 dinara |
| Korišćenje SEF sistema u nezakonite svrhe | do 2.000.000 dinara |
Advokati mogu pomoći firmama u interpretaciji zakona, pripremi ugovora, zastupanju pred nadležnim organima i obuci zaposlenih, čime se smanjuje rizik od kazni zbog nepravilnosti u radu sa SEF-om.
Koje kazne prete odgovornim licima u firmama?
Osim što firme snose odgovornost kao pravna lica, zakon jasno predviđa i sankcije za direktore, vlasnike, kao i druga lica ovlašćena za zastupanje ili odlučivanje.
Pravna zaštita ne obuhvata pojedince koji su lično učestvovali u nepoštovanju propisa.
Kazne po osnovu lične odgovornosti
- Za propušteno izdavanje fakture: do 150.000 dinara
- Za nepravovremeno prihvatanje ili odbijanje: do 100.000 dinara
- Za propuste u evidenciji PDV-a: do 150.000 dinara
- Za pasivnost i nehaj u upravljanju SEF obavezama: od 50.000 do 100.000 dinara
Zakon cilja na pojedince koji imaju realnu kontrolu nad sistemom, a ne na administrativne radnike. Sankcije važe za odgovorna lica bez obzira na organizacionu formu firme.
Koje su najčešće greške firmi?
Većina prekršaja nastaje iz nepoznavanja procedura, pogrešnih tumačenja ili tehničkih propusta. Iako postoji obaveza obuke i informisanja, firme često prave slične greške koje se lako mogu izbeći.
Najzastupljeniji propusti
- Zakašnjelo unošenje faktura: Propuštanje roka za izdavanje računa, naročito kod pružanja usluga.
- Neprijavljeni PDV obračun: Faktura izdata, ali bez evidentiranog PDV-a u SEF portalu.
- Neobrađena primljena faktura: Firma ne prihvata, ne odbija niti reaguje na primljeni dokument.
- Neusaglašenost podataka: Razlike između podataka u fakturi i onoga što je uneto u knjigovodstveni softver.
- Neovlašćeno korišćenje naloga: Korišćenje sistema od strane osoba koje nemaju formalno ovlašćenje.
Sve navedeno se beleži i ostavlja trag u sistemu. Zakonodavac ne pravi razliku između greške i neznanja. Sam čin povrede SEF obaveza dovoljan je osnov za izricanje kazne.
Kako osigurati usklađenost sa zakonom?
Zakon o elektronskom fakturisanju ne ostavlja prostor za fleksibilno tumačenje. Svaka firma mora imati jasno definisane interne procedure koje obezbeđuju pravovremeno, tačno i potpuno postupanje u okviru SEF sistema. Usklađenost sa propisima zavisi od kontrole, znanja i organizacije unutar firme.
Ključni koraci za izbegavanje prekršaja
- Označiti odgovorna lica
Potrebno je formalno imenovati osobu ili tim koji vodi i prati SEF obaveze. Bez odgovornog lica nema kontinuiteta niti nadzora. - Uskladiti interne rokove sa zakonskim
Rokovi za izdavanje, prijem i evidenciju faktura moraju biti jasno definisani i tehnički usklađeni sa SEF platformom. - Obezbediti obuku za zaposlene
Česta greška nastaje kada operateri nemaju znanje o procedurama ili o posledicama propusta. Interna edukacija smanjuje rizik. - Pratiti obaveštenja Ministarstva finansija
Sistem se usavršava i menja. Svaka nova instrukcija mora se odmah primeniti u radu firme. - Voditi tehničku i pravnu evidenciju
Dokumentovanje svih koraka unutar SEF sistema pokazuje da firma postupa savesno i stručno, što je olakšavajuća okolnost u slučaju nadzora.
Često postavljana pitanja
Šta se dešava ako SEF sistem ne radi kada pokušam da izdam fakturu?
Ako sistem ne funkcioniše u trenutku kada treba da se izvrši obaveza, firma mora sačuvati fakturu lokalno i uneti je u SEF odmah nakon što se sistem stabilizuje.
Tehnički problem ne ukida zakonsku obavezu. Potrebno je zabeležiti vreme pokušaja i imati dokaz o poslovnom događaju.
Može li firma koristiti strani softver za rad sa SEF-om?
Može, ali samo ako taj softver ima tehničku vezu sa SEF sistemom i koristi zvanični API Ministarstva finansija.
Softver mora biti usklađen sa svim tehničkim pravilima i obezbediti automatski prenos faktura u SEF. Bez te povezanosti fakture nemaju pravno dejstvo.
Da li se kazna izriče odmah po prekršaju?
Ne. Kazna dolazi nakon što nadležno telo sprovede kontrolu i utvrdi povredu obaveze.
Poreska uprava ili drugo nadzorno telo donosi rešenje o prekršaju, koje zatim sadrži iznos novčane kazne. Pravno lice i odgovorno lice mogu dati izjavu tokom postupka.
Da li firme bez PDV obaveze podležu pravilima SEF sistema?
Pod određenim uslovima, da. Ako posluju sa javnim sektorom ili primaju elektronske fakture od firmi koje koriste SEF, dužne su da registruju pristup sistemu i postupaju po pravilima.
U suprotnom ne mogu ispuniti zakonske obaveze svojih partnera.
Ko proverava da li firma poštuje SEF propise?
Nadzor sprovode Poreska uprava i Ministarstvo finansija.
Oni imaju pristup sistemu i mogu kontrolisati tokove faktura, rokove, evidenciju i ispravnost dokumenata.
U slučaju nepravilnosti, pokreću prekršajni postupak protiv firme i odgovornih lica.
Poslovanje bez greške počinje poštovanjem pravila
Zakon o elektronskom fakturisanju ne ostavlja prostor za improvizaciju.
Svaka firma koja želi stabilno poslovanje mora ozbiljno shvatiti SEF obaveze, jer greška u ovom sistemu više nije samo tehnički problem.
Svaki dokument koji nedostaje, kasni ili nije pravilno evidentiran direktno vodi ka odgovornosti, kako finansijskoj, tako i pravnoj.
Uspostavljanje reda u poslovnim procesima počinje upravo uvođenjem preciznih koraka i praćenjem zakonskih smernica. Ko se na vreme prilagodi, ne mora brinuti o kaznama.
